Vragen en antwoorden over de online applicatie voor verdovingsbonnen narcoreg.be

Nee, sinds 1 september 2023 is het digitale systeem verplicht. Dit betekent ook dat de maandelijkse verkoopregisters niet langer per e-mail aan het FAGG moeten worden bezorgd.

 

U moet zowel aankopen als verkopen registreren.

 

Verkeerde leveringen moeten niet worden geregistreerd. 

Rechtzetten van vroegere registraties 
Als een partij (leverancier of ontvanger) een verkeerde levering heeft geregistreerd vóórdat de fout is ontdekt, moet deze partij de levering opnieuw registreren met een negatieve hoeveelheid om te corrigeren.

• Annuleren door enkel leverancier: als de leverancier de levering heeft geregistreerd maar niet de ontvanger, hoeft alleen de leverancier de zending te annuleren door een negatieve hoeveelheid in te voeren (zie ‘minus aangifte’ handleiding §6.).
• Annuleren door enkel ontvanger: als de ontvanger de levering heeft geregistreerd maar niet de leverancier, hoeft alleen de ontvanger de zending te annuleren door een negatieve hoeveelheid in te voeren (zie ‘minus aangifte’ handleiding §6.).
• Annuleren van een bevestigde levering: als zowel de ontvanger als de leverancier een levering al hebben bevestigd in Narcoreg, moeten beide partijen de bevestiging annuleren door een negatieve hoeveelheid in te voeren (zie ‘minus aangifte’ handleiding §6.).

Opgelet, in geval van REST-interface of CSV-upload kan de correctie, d.w.z. de minus aangifte, via die weg doorgegeven worden. Contacteer uw softwareontwikkelaar om meer details te krijgen over hoe dit in uw software is geïmplementeerd. Indien deze functionaliteit niet in uw software is geïmplementeerd, moet u manueel via www.narcoreg.be deze correctie (minus aangifte) in te dienen. 

Registratie van correcte levering
De juiste levering moet worden geregistreerd in Narcoreg met een nieuwe leverdatum. Zowel de leverancier als de ontvanger moeten dit doen.

 

Ten laatste 30 kalenderdagen na ontvangst of zending van de goederen.

 

U hebt 30 kalenderdagen de tijd vanaf de dag dat een product is ontvangen/verstuurd. Een klant kan slechts registeren in het systeem als hij de producten heeft ontvangen (ontvangstdatum is nodig). De controle van het FAGG gebeurt dus a posteriori.

 

Nee, de controle gebeurt a posteriori door het FAGG.

 

Zowel aankopen als verkopen moeten worden ingegeven in het systeem.

 

Iedere gebruiker waarvoor de toegang is geconfigureerd volgens de handleiding kan een aangifte indienen.

 

Ja, dit is verplicht voor stoffen vernoemd in bijlage I, II, III en IV.

 

Sinds 1 september 2023 is dit niet meer verplicht.

 

Nee, enkel de levering en ontvangst in België moet worden geregistreerd.

 

Het is mogelijk om de ingaven a posteriori in te dienen.

 

In Narcoreg wordt een terugzending geregistreerd als een "verkoop" door de terugsturende partij en een "aankoop" door de partij die de terugzending ontvangt. Dit zijn louter termen die in het systeem worden gebruikt om de transactie te registreren en weerspiegelen geen echte verkoop of aankoop. Opgelet: het terugsturen van een verkeerde levering moet niet in het systeem worden geregistreerd. Zie ook bovenstaande vraag.

 

Deze zullen per ontvangstdatum moeten worden geregistreerd.

 

Ja, de controle van de vergunde stoffen/opmerking ter kadering van de vergunning wordt niet uitgevoerd door het systeem.

 

Bij uitbestede IMV-activiteiten registreert de uitbestedende apotheek de volledige verpakkingen van geneesmiddelen als zijnde geleverd door de groothandel, ook al heeft de apotheek de volledige verpakkingen misschien niet zelf fysiek ontvangen. De groothandel registreert de volledige verpakkingen als zijnde in één keer geleverd aan de uitbestedende apotheek. IMV-activiteiten zijn niet zichtbaar in Narcoreg. Daarom moet de groothandel tijdig een factuur of (kopie van) de zendnota bezorgen aan de uitbestedende apotheek, zodat deze de registratie van de volledige verpakking binnen de wettelijke termijn van 30 dagen kan voltooien.

 

De naam van de functiehouder staat vermeld in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). De hoofdtoegangsbeheerder kan u aanstellen als toegangsbeheerder (TB) of gebruiker. 
Het FAGG heeft geen zicht op wat er voor uw onderneming is geconfigureerd via CSAM. Als u gekend bent in CSAM, kunt u zich via deze link aanmelden met e-ID of itsme door rechts te klikken op ‘Toegangsbeheer’. Selecteer uw onderneming en klik rechtsboven op ‘Uw verantwoordelijken’. Daar staat de naam van de hoofdtoegangsbeheerder die u intern kunt contacteren.

 

Als de wettelijke vertegenwoordiger geen rijksregisternummer heeft, kan die het bisnummer gebruiken. Volg hiervoor de instructies in de handleiding (§ 2.2.1.).

 

Ja, dat is toegelaten. Uw organisatie moet een hoofdtoegangsbeheerder (HTB) aanstellen op CSAM (de wettelijk vertegenwoordiger van uw organisatie). Nadien kan de HTB een toegangsbeheerder (TB) of gebruiker aanduiden bij uw distributeur die bevoegd is voor uw aangiften. U kunt deze aangiftes vervolgens blijven raadplegen op Narcoreg. Let op: de toegang tot Narcoreg voor medewerkers van uw organisatie moet ook worden geconfigureerd met behulp van de handleiding, zodat ze de aangiftes kunnen blijven raadplegen.

 

Ja, iedereen die toegang heeft tot Narcoreg in naam van de organisatie kan elkaars aangiften raadplegen.

 

Nee, één van de twee velden is voldoende om een aangifte in te dienen. Het systeem vult het ander veld automatisch aan. Wanneer gewenst, mogen beide velden wel worden ingevuld.

 

De eenheid die moet worden gebruikt, staat beschreven in de handleiding, alsook op narcoreg, en is als volgt:

• voor grondstoffen in bulk = gram;
• voor geneesmiddelen en farmaceutische grondstoffen = per (volledige) verpakking.

Bijvoorbeeld: voor morphine HCl (verdovingscode 061200) moet er in gram worden gewerkt, terwijl er voor morphine HCl FSA 5 G (verdovingscode 061308 en cnk 4486924) per verpakking moet worden gewerkt.
 

 

Ja, zonder ‘headers’ kan het csv-bestand, en dus ook de aangiften, niet worden opgeladen.

 

Ja, de ontvangst moet worden geregistreerd in Narcoreg. De papieren verdovingsbon moet wel nog worden bewaard.

 

Een verdovingsbon die is opgesteld in september mag worden geannuleerd en vernietigd, tenzij het gaat om een achterstallige correctie van een levering die plaatsvond vóór 1 september. In dat geval moet de verdovingsbon worden bewaard.

 

De papieren verdovingsbonnen worden sinds 1 september 2023 niet meer gebruikt en mogen door u worden vernietigd door ze te verscheuren.

 

Gelieve beide bestanden te openen via Notepad, zodat de nullen zichtbaar worden.
a.    Zoek het CSV-bestand op je computer.
b.    Klik met de rechtermuisknop op het bestand.
c.    Selecteer "Openen met" en kies "Notepad" uit de lijst met programma's.
 

 

Dit wordt intern bekeken. Gelieve narcotics@fagg.be te contacteren voor meer informatie.

 

De ontvanger geeft de code in van de vestiging die de verdoving aanlevert (zie zendnota). De leverende vestiging zal dus ook de verkoop van de verdoving moeten registreren.

 

Bij een verhuizing naar een nieuwe plaats van verrichtingen wordt de huidige vergunning beëindigd, en ontvangt u een nieuwe vergunning. De overdracht van verdoving van het oude naar het nieuwe vergunningsnummer moet tijdig worden geregistreerd in Narcoreg.

 

	Titularis	Adjunct	Vervanger	Stagiair
Voor het publiek opengestelde apotheek	ü	ü	ü	û
Ziekenhuisapotheek	ü	ü	û	ü

 

Nee, ook adjunct-apothekers of vervanger-apothekers kunnen toegang krijgen tot Narcoreg. De vervanger-apothekers moeten wel eerst worden geconfigureerd in CSAM door de hoofdtoegangsbeheerder (HTB) voordat ze kunnen inloggen. In de handleiding (§ 2.1.) wordt stapsgewijs beschreven hoe dit moet.

 

Contacteer het RIZIV via dossierpharma@riziv-inami.fgov.be om uw gegevens als adjunct-apotheker te verifiëren.

 

Vervanger-apothekers voor een voor het publiek opengestelde apotheek moeten eerst worden geconfigureerd in CSAM door de hoofdtoegangsbeheerder (HTB) voordat ze kunnen inloggen. In de handleiding § 2.1. wordt stapsgewijs beschreven hoe dit moet. Enkel titularissen en adjunct-apothekers kunnen momenteel zonder voorafgaande configuratie inloggen in het systeem. Let op: titularissen zonder Belgische nationaliteit moeten uitzonderlijk worden geconfigureerd in CSAM.

 

Ziekenhuisapothekers in opleiding (ZAIO) kunnen het RIZIV contacteren via dossierpharma@riziv-inami.fgov.be om zich als adjunct-apotheker te laten inschrijven. Op die manier kunnen ze toegang krijgen tot Narcoreg.

 

Het instellingsnummer bestaat uit acht cijfers, namelijk uw APB-nummer en twee controlecijfers. Het instellingsnummer komt overeen met het RIZIV-nummer van de apotheek. De apotheker-titularis vindt dit nummer als volgt terug: a. meld u aan in de webapplicatie; b. klik op “Aangifte indienen”; c. het nummer naast “ID aangever” komt overeen met het instellingsnummer.

 

• Wanneer u een vervanger-apotheker bent die geen titularis is van een andere apotheek: 

In zulke gevallen raadt eHealth aan dat de vervanger tijdelijk wordt benoemd tot co-titularis om zo de toegang te kunnen verkrijgen. Dit kan via het RIZIV (dossierpharma@riziv-inami.fgov.be). 
Een andere mogelijkheid is dat de adjunct-apotheker inlogt in Narcoreg, want die heeft wel rechtstreekse toegang. Zie verder indien de adjunct toch geen toegang zou hebben.

• Wanneer u een vervanger-apotheker bent die wél al een titularis is van een andere apotheek:

In zulke gevallen zal een adjunct-apotheker moeten inloggen in Narcoreg, want die heeft wel rechtstreekse toegang. Zie verder indien de adjunct toch geen toegang zou hebben.
 

 

Indien het al bekend is wie u zal vervangen, brengt u best de toegang van uw vervanger al in orde. Dit kan door de stappen in §2.1. uit de handleiding te volgen. Bijkomend is het via CSAM mogelijk om een co-hoofdtoegangsbeheerder (co-HTB) of toegangsbeheerder (TB) aan te stellen die ook toegang kan geven aan vervanger-apothekers. Dit geldt niet enkel voor Narcoreg, maar ook voor andere eHealth-toepassingen. Het kan interessant zijn voor apotheekketens om personen van hogerop als co-HTB of TB aan te stellen in geval van afwezigheid van de titularis. In de handleiding van CSAM wordt uitgelegd hoe co-HTB’s of TB’s kunnen worden aangesteld. De titularis zal dit als hoofdtoegangsbeheerder in orde moeten brengen.

 

U kunt een hoofdtoegangsbeheerder (HTB) aanduiden volgens de uitzonderingsprocedure. Volg hiervoor de instructies in de handleiding (§ 2.1.).

 

Gelieve contact op te nemen met het RIZIV via dossierpharma@riziv-inami.fgov.be met de mededeling dat u niet langer in dienst bent bij uw voormalige werkgever. Hierdoor kan het RIZIV uw gegevens in coBRHA wijzigen. Onze applicatie haalt haar gegevens immers uit coBRHA.

 

•  Apotheek opengesteld voor het publiek: melden aan het FAGG via registration_pharmacy@fagg-afmps.be 
•  Ziekenhuisapotheek: melden aan zowel het FAGG via registration_pharmacy@fagg-afmps.be als het RIZIV via dossierpharma@riziv-inami.fgov.be 

 

U moet zowel aankopen als verkopen (depannage van andere apotheken in dringende gevallen) of terugzendingen aan de groothandel registreren. De verkopen aan patiënten moeten niet worden geregistreerd. Opgelet: een terugzending van een verkeerde levering door de groothandel moet niet in het systeem worden geregistreerd.

 

De transactie moet worden geregistreerd, zowel door verzender als ontvanger. Bijvoorbeeld: apotheek X levert aan apotheek Y. Apotheek X (leverancier) registreert een verkoop in Narcoreg. Hiervoor heeft hij 30 dagen de tijd na verzending. Apotheek Y (ontvanger) registreert een aankoop in Narcoreg. Hiervoor heeft hij 30 dagen de tijd vanaf ontvangst.

 

Nee

 

In Narcoreg wordt een terugzending geregistreerd als een "verkoop" door de apotheek en een "aankoop" door de groothandel. Dit zijn louter termen die in het systeem worden gebruikt om de transactie te registreren en weerspiegelen geen echte verkoop of aankoop. Opgelet: het terugsturen van een verkeerde levering door de groothandel moet niet in het systeem worden geregistreerd.

 

Nee, geen van beide partijen moeten dit aangeven in Narcoreg. Dit verloopt nog altijd via bestelbon zoals vroeger.

 

In het geval van een fusie waarbij de verdoving wordt overgenomen door één van de apotheken, dient de overdracht tijdig te worden geregistreerd in Narcoreg. Opgelet, zodra het APB-nummer van een apotheek in Narcoreg inactief is gezet, kan dit niet meer worden gereactiveerd.

 

Nee, geen van beide partijen moeten dit aangeven in Narcoreg. Dit verloopt nog altijd via bestelbon zoals vroeger.

 

Ja, de diergeneeskundige groothandel registreert de aankoop via Narcoreg, de veterinaire fabrikant registreert de verkoop via Narcoreg.

 

Ja, de diergeneeskundige groothandel registreert de verkoop via Narcoreg, de apotheek registreert de aankoop via Narcoreg.

 

Ja, de aankopende groothandel registreert de aankoop via Narcoreg, de verkopende groothandel registreert de verkoop via Narcoreg.