Vragen en antwoorden over de online applicatie voor verdovingsbonnen narcoreg.be

  1. Vragen en antwoorden over de online applicatie voor verdovingsbonnen narcoreg.be
  2. Specifieke vragen en antwoorden voor apothekers
  3. Specifieke vragen en antwoorden voor diergeneeskundig gebruik

 

Vragen en antwoorden over de online applicatie voor verdovingsbonnen narcoreg.be

 

1. Mag ik kiezen tussen papieren verdovingsbonnen en het digitaal systeem voor verdovingsbonnen?
Nee, vanaf 1 september 2023 is het digitale systeem verplicht. Dit betekent ook dat de maandelijkse verkoopregisters niet langer per e-mail aan het FAGG moeten worden bezorgd.

 

2. Moet ik als groothandelaar-verdeler enkel mijn aankopen van geneesmiddelen registreren (waarvoor vroeger een bon nodig was) of ook mijn verkopen?
U moet zowel aankopen als verkopen registreren.

 

3. Ik heb een verkeerde levering ontvangen. Moet ik dit ook als aangifte indienen in het systeem?

Verkeerde leveringen moeten niet worden geregistreerd. 

Rechtzetten van vroegere registraties
Als een partij (leverancier of ontvanger) een verkeerde levering heeft geregistreerd vóórdat de fout is ontdekt, moet deze partij de levering opnieuw registreren met een negatieve hoeveelheid om te corrigeren.

  • Annuleren door enkel leverancier: als de leverancier de levering heeft geregistreerd maar niet de ontvanger, hoeft alleen de leverancier de zending te annuleren door een negatieve hoeveelheid in te voeren (zie ‘minus aangifte’ handleiding §3.2).
  • Annuleren door enkel ontvanger: als de ontvanger de levering heeft geregistreerd maar niet de leverancier, hoeft alleen de ontvanger de zending te annuleren door een negatieve hoeveelheid in te voeren (zie ‘minus aangifte’ handleiding §3.2).
  • Annuleren van bevestigde levering: als zowel de ontvanger als de leverancier een levering al hebben bevestigd in Narcoreg, moeten beide partijen de bevestiging annuleren door een negatieve hoeveelheid in te voeren (zie ‘minus aangifte’ handleiding §3.2). 

Opgelet, in geval van REST-interface zal de correctie, d.w.z. de minus aangifte, hoogstwaarschijnlijk handmatig moeten worden ingevoerd. Dit proces dient te worden besproken met uw softwareleverancier. Hetzelfde geldt in situaties waarin de softwareontwikkelaar heeft gezorgd voor integratie met apotheeksoftware om CSV-bestanden te genereren.

Registratie van correcte levering
De juiste levering moet worden geregistreerd in Narcoreg met een nieuwe leverdatum. Zowel de leverancier als de ontvanger moeten dit doen.
 

 

4. Wanneer moet de registratie gebeuren?
Ten laatste 30 dagen na ontvangst of zending van de goederen.

 

5. De aangiften moeten maandelijks worden ingediend: betekent dit dat alle producten die in die bepaalde maand zijn ontvangen op het einde van die maand moeten worden geregistreerd? Of heeft men effectief een maand de tijd vanaf de dag dat een product is ontvangen?
U hebt 30 kalenderdagen de tijd vanaf de dag dat een product is ontvangen/verstuurd. Een klant kan slechts registeren in het systeem als hij de producten heeft ontvangen (ontvangstdatum is nodig). De controle van het FAGG gebeurt dus a posteriori.

 

6. Moet ik als groothandelaar controleren of mijn klanten hun aankoop hebben gecodeerd voordat ik de geneesmiddelen aan hen kan leveren?
Nee, de controle gebeurt a posteriori door het FAGG.

 

7. Wat moet er worden ingediend wanneer de verdovende middelen worden ontvangen?
Zowel aankopen als verkopen moeten worden ingegeven in het systeem.

 

8. Voor instellingen die geen apotheek zijn, wie kan een aangifte registreren in het systeem?
Iedere gebruiker waarvoor de toegang is geconfigureerd volgens de handleiding kan een aangifte indienen.

 

9. Moet ik nog steeds een in/out register bijhouden (koninklijk besluit 6 september 2017, artikel 25 § 1)?
Ja, dit is verplicht voor stoffen vernoemd in bijlage I, II, III en IV.

 

10. Moet ik nog steeds maandelijks een register van de leveringen van middelen in bijlage IA, IB, II en IVB (artikel 25§ 5) bezorgen aan het FAGG?
Vanaf 1 september 2023 is dit niet meer verplicht.

 

11. Moet ik import en/of export registreren?
Nee, enkel de levering en ontvangst in België moet worden geregistreerd.

 

12. Hoe kan ik de situatie rechtzetten in geval van een vergetelheid?
Het is mogelijk om de ingaven a posteriori in te dienen.

 

13. Wat moet ik doen bij een terugzending?
Dit wordt in het systeem geregistreerd als een verkoop door de terugsturende partij en een aankoop door de partij die de terugzending ontvangt. Opgelet: het terugsturen van een verkeerde levering moet niet in het systeem worden geregistreerd. Zie ook vraag 3.

 

14. In geval van onvolledige levering houdt het systeem de bestelling in status ‘onvolledig’. Als de rest van de bestelling wordt geleverd en deze compleet is, wordt de bestelling weggeschreven en een leverdatum toegekend aan de volledige bestelling. Is er een probleem dat producten met eenzelfde CNK uit dezelfde bestelling, maar op een andere dag ontvangen (dus in twee stukken ontvangen) toch in één lijn worden geregistreerd? Of moeten deze effectief per ontvangstdatum worden geregistreerd?
Deze zullen per ontvangstdatum moeten worden geregistreerd.

 

15. Moet ik de activiteitenvergunning nog controleren als ik zie dat de aankopende partij in het systeem zit?
Ja, de controle van de vergunde stoffen/opmerking ter kadering van de vergunning wordt niet uitgevoerd door het systeem.

 

16. Wat in geval van levering aan een apotheek met IMV-site die niet op het adres staat van de apotheek?
De groothandel moet kijken naar de uitbatingsvergunning en verkoop registreren op het APB-nummer van de apotheek.

 

17. Wie is de hoofdtoegangsbeheerder (HTB) van mijn organisatie?
De naam van de functiehouder staat vermeld in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO ). De hoofdtoegangsbeheerder kan u aanstellen als toegangsbeheerder (TB) of gebruiker. Het FAGG heeft geen zicht op wat er voor uw onderneming is geconfigureerd via CSAM. Als u gekend bent in CSAM, kunt u zich via deze link aanmelden met e-ID of itsme door rechts te klikken op ‘Toegangsbeheer’. Selecteer uw onderneming en klik rechtsboven op ‘Uw verantwoordelijken’. Daar staat de naam van de hoofdtoegangsbeheerder die u intern kunt contacteren.

 

18. Hoe moet ik de hoofdtoegangsbeheerder (HTB) in CSAM aanduiden als die geen Belgische nationaliteit en dus geen rijksregisternummer heeft?
Als de wettelijke vertegenwoordiger geen rijksregisternummer heeft, kan die het bisnummer gebruiken. Volg hiervoor de instructies in de handleiding (§ 2.2.3.2.2.).

 

19. Mag onze distributeur aangiftes blijven doen in onze plaats zoals vroeger het geval was met de papieren verdovingsbonnen? De distributeur heeft ook een verantwoordelijke persoon ‘on site’ voor onze activiteitenvergunning.
Ja, dat is toegelaten. Uw organisatie moet een hoofdtoegangsbeheerder (HTB) aanstellen op CSAM (de wettelijk vertegenwoordiger van uw organisatie). Nadien kan de HTB een toegangsbeheerder (TB) of gebruiker aanduiden bij uw distributeur die bevoegd is voor uw aangiften. U kunt deze aangiftes vervolgens blijven raadplegen op Narcoreg. Let op: de toegang tot Narcoreg voor medewerkers van uw organisatie moet ook worden geconfigureerd met behulp van de handleiding, zodat ze de aangiftes kunnen blijven raadplegen.

 

20. Kan ik de aangiften van mijn collega ook raadplegen?
Ja, iedereen die toegang heeft tot Narcoreg in naam van de organisatie kan elkaars aangiften raadplegen.

 

21. Moet ik zowel de verdovingscode als de CNK-code indienen bij mijn aangifte?
Nee, één van de twee velden is voldoende om een aangifte in te dienen. Het systeem vult het ander veld automatisch aan. Wanneer gewenst, mogen beide velden wel worden ingevuld.

 

22. Welke eenheid moet ik gebruiken voor grondstoffen?
De eenheid die moet worden gebruikt voor farmaceutische grondstoffen staat beschreven in de procedure, alsook op narcoreg, en is als volgt:
•    voor grondstoffen in bulk = gram;
•    voor farmaceutische grondstoffen = per verpakking.
Bijvoorbeeld: voor morphine HCl (verdovingscode 061200) moet er in gram worden gewerkt, terwijl er voor morphine HCl FSA 5 G (verdovingscode 061308 en CNK 4486924) per verpakking moet worden gewerkt.

 

23. Zijn de ‘headers’ in de template van het csv-bestand verplicht?
Ja, zonder ‘headers’ kan het csv-bestand, en dus ook de aangiften, niet worden opgeladen.

 

24. Moeten leveringen die vóór 1 september zijn besteld met een papieren verdovingsbon, maar na 1 september geleverd, worden geregistreerd in Narcoreg?
Ja, de ontvangst moet worden geregistreerd in Narcoreg. De papieren verdovingsbon moet wel nog worden bewaard.

 

25. Wat met papieren verdovingsbonnen die zijn opgesteld in september 2023?
Een verdovingsbon die is opgesteld in september mag worden geannuleerd en vernietigd, tenzij het gaat om een achterstallige correctie van een levering die plaatsvond vóór 1 september. In dat geval moet de verdovingsbon worden bewaard.

 

26. Ik heb nog papieren verdovingsbonnen over, wat moet ik daarmee doen?
De papieren verdovingsbonnen worden vanaf 1 september niet meer gebruikt en mogen door u worden vernietigd door ze te verscheuren.

 

27. In de lijst met handelspartners of de lijst met verdovingscodes ontbreken de voorloopnullen. Is dit normaal?

Open beide bestanden via notepad, zodat de nullen zichtbaar worden.

  • a.    Zoek het CSV-bestand op uw computer.
  • b.    Klik met de rechtermuisknop op het bestand.
  • c.    Selecteer "Openen met" en kies "notepad" uit de lijst met programma's.
     
 

 

28. Als softwarehuis zouden we up-to-date willen blijven over de eventuele wijzigingen aan de lijst met handelspartners en verdovingscodes. Is dit mogelijk?
Hiervoor zal er een FTP locatie worden voorzien. Gelieve bonstup-integration@smals.be te contacteren voor meer informatie.

 

29. Hoe moet ik registreren in geval van een doorbestelling?
De ontvanger geeft de code in van de vestiging die de verdoving aanlevert (zie bovenaan op de zendnota). De leverende vestiging zal dus ook de verkoop van de verdoving moeten registreren.

 

 

 

Specifieke vragen en antwoorden voor apothekers

 

30. Wie heeft toegang tot Narcoreg?
  Titularis Adjunct Vervanger Stagiair
Voor het publiek opengestelde apotheek V V V X
Ziekenhuisapotheek V V X V

 

 

31. Kan enkel de titularis van de apotheek aangiften registreren?
Nee, ook adjunct-apothekers of vervanger-apothekers kunnen toegang krijgen tot Narcoreg. De vervanger-apothekers moeten wel eerst worden geconfigureerd in CSAM door de hoofdtoegangsbeheerder (HTB) voordat ze kunnen inloggen. In de handleiding (§ 2.2.3.2.1 en vervolgens § 2.2.7.1 ) wordt stapsgewijs beschreven hoe dit moet.

 

32. Ik ben adjunct-apotheker, waarom kan ik me niet aanmelden in Narcoreg?
Contacteer het RIZIV via dossierpharma@riziv-inami.fgov.be om uw gegevens als adjunct-apotheker te verifiëren.

 

33. Ik ben vervanger-apotheker voor een voor het publiek opengestelde apotheek, waarom kan ik me niet aanmelden in Narcoreg?
Vervanger-apothekers voor een voor het publiek opengestelde apotheek moeten eerst worden geconfigureerd in CSAM door de hoofdtoegangsbeheerder (HTB) voordat ze kunnen inloggen. In de handleiding (eerst § 2.2.3.2.1 en nadien §2.2.7.1) wordt stapsgewijs beschreven hoe dit moet. Enkel titularissen en adjunct-apothekers kunnen momenteel zonder voorafgaande configuratie inloggen in het systeem. Let op: titularissen zonder Belgische nationaliteit moeten uitzonderlijk worden geconfigureerd in CSAM (handleiding § 2.2.3.2.2.).

 

34. Hebben stagiairs ook toegang tot Narcoreg?
Ziekenhuisapothekers in opleiding (ZAIO) kunnen het RIZIV contacteren via dossierpharma@riziv-inami.fgov.be om zich als adjunct-apotheker te laten inschrijven. Op die manier kunnen ze toegang krijgen tot Narcoreg.

 

35. Wat is mijn instellingsnummer?
Het instellingsnummer bestaat uit acht cijfers, namelijk uw APB-nummer en twee controlecijfers. Het instellingsnummer komt overeen met het RIZIV-nummer van de apotheek. De apotheker-titularis vindt dit nummer als volgt terug: a. meld u aan in de webapplicatie; b. klik op “Aangifte indienen”; c. het nummer naast “ID aangever” komt overeen met het instellingsnummer.

 

36. Ik ben een vervanger-apotheker voor een voor het publiek opengestelde apotheek. De titularis is al een lange tijd afwezig. Hoe kan ik toch toegang krijgen tot Narcoreg?
  • Wanneer u een vervanger-apotheker bent die geen titularis is van een andere apotheek: 
    In zulke gevallen raadt eHealth aan dat de vervanger tijdelijk wordt benoemd tot co-titularis om zo de toegang te kunnen verkrijgen. Dit kan via het RIZIV (dossierpharma@riziv-inami.fgov.be). 
    Een andere mogelijkheid is dat de adjunct-apotheker inlogt in Narcoreg, want die heeft wel rechtstreekse toegang. Zie vraag 29 indien de adjunct toch geen toegang zou hebben.
     
  • Wanneer u een vervanger-apotheker bent die wél al een titularis is van een andere apotheek:
    In zulke gevallen zal een adjunct-apotheker moeten inloggen in Narcoreg, want die heeft wel rechtstreekse toegang. Zie vraag 29 indien de adjunct toch geen toegang zou hebben.

 

37. Ik ben titularis en zal een langere tijd afwezig zijn. Moet ik voor mijn vertrek nog iets in orde brengen voor Narcoreg?
Indien het al bekend is wie u zal vervangen, brengt u best de toegang van uw vervanger al in orde. Dit kan door eerst stap 2.2.3.2.1 uit de handleiding te volgen, en nadien stap 2.2.7.1. Bijkomend is het via CSAM mogelijk om een co-hoofdtoegangsbeheerder (co-HTB) of toegangsbeheerder (TB) aan te stellen die ook toegang kan geven aan vervanger-apothekers. Dit geldt niet enkel voor Narcoreg, maar ook voor andere eHealth-toepassingen. Het kan interessant zijn voor apotheekketens om personen van hogerop als co-HTB of TB aan te stellen in geval van afwezigheid van de titularis. In de handleiding van CSAM wordt uitgelegd hier (ook beschikbaar in het Frans) wordt uitgelegd hoe co-HTB’s of TB’s kunnen worden aangesteld. De titularis zal dit als hoofdtoegangsbeheerder in orde moeten brengen.

 

38. Ik ben titularis van een apotheek en heb een buitenlandse nationaliteit. Ik heb geen identiteitskaart en kan niet inloggen op Narcoreg. Wat moet ik doen om me wel te kunnen aanmelden?
U kunt een hoofdtoegangsbeheerder (HTB) aanduiden volgens de uitzonderingsprocedure. Volg hiervoor de instructies in de handleiding (§ 2.2.3.2.2.).

 

39. Ik kan enkel het profiel van mijn vorige werkgever selecteren, ook al werk ik nu voor een andere apotheek. Hoe kan dit worden gewijzigd?
Gelieve contact op te nemen met het RIZIV via dossierpharma@riziv-inami.fgov.be met de mededeling dat u niet langer in dienst bent bij uw voormalige werkgever. Hierdoor kan het RIZIV uw gegevens in coBRHA wijzigen. Onze applicatie haalt haar gegevens immers uit coBRHA.

 

40. Het adres van mijn apotheek staat verkeerd in Narcoreg, hoe kan dit worden gewijzigd?
Neem contact op met het RIZIV via dossierpharma@riziv-inami.fgov.be

 

41. Moet ik als apotheker alleen mijn aankopen van geneesmiddelen registreren of ook mijn verkopen (bv. bij teruggave aan mijn groothandel)?
U moet zowel aankopen als verkopen (depannage van andere apotheken in dringende gevallen) of terugzendingen aan de groothandel registreren. De verkopen aan patiënten moeten niet worden geregistreerd. Opgelet: een terugzending van een verkeerde levering door de groothandel moet niet in het systeem worden geregistreerd. Zie ook vraag 3.

 

42. Wat bij depannage tussen apothekers?
De transactie moet worden geregistreerd, zowel door verzender als ontvanger. Bijvoorbeeld: apotheek X levert aan apotheek Y. Apotheek X (leverancier) registreert een verkoop in Narcoreg. Hiervoor heeft hij 30 dagen de tijd na verzending. Apotheek Y (ontvanger) registreert een aankoop in Narcoreg. Hiervoor heeft hij 30 dagen de tijd vanaf ontvangst.

 

43. Moet ik ook mijn verkopen aan patiënten registreren?
Nee.

 

44. Wat moet ik doen bij een terugzending vanuit een apotheek?
Dit wordt in het systeem ingegeven als een verkoop door de apotheek en een aankoop door de groothandel. Opgelet: het terugsturen van een verkeerde levering door de groothandel moet niet in het systeem worden geregistreerd. Zie ook vraag 3.

 

45. Een van onze klanten heeft ons gevraagd om verdoving op te nemen in onze IMV-productiereeks. Moeten wij dit registreren in Narcoreg?
Ja, meld dit tijdig aan het FAGG via narcotics@fagg.be, zodat wij er een verdovingscode voor kunnen creëren. Op die manier kan dit worden geregistreerd in Narcoreg.

 

46. Als apotheek verkopen wij verdoving aan dierenartsen. Moet dit in Narcoreg worden geregistreerd?
Nee, geen van beide partijen moeten dit aangeven in Narcoreg. Dit verloopt nog altijd via bestelbon zoals vroeger.

 

 

 

Specifieke vragen en antwoorden voor diergeneeskundig gebruik

 

47. Als dierenarts koop ik verdoving in een apotheek. Moet dit in Narcoreg worden geregistreerd?
Nee, geen van beide partijen moeten dit niet aangeven in Narcoreg. Dit verloopt nog altijd via bestelbon zoals vroeger.

 

48. Als diergeneeskundige groothandel kopen wij verdoving aan bij veterinaire fabrikanten. Moet dit in Narcoreg worden geregistreerd?
Ja, de diergeneeskundige groothandel registreert de aankoop via Narcoreg, de veterinaire fabrikant registreert de verkoop via Narcoreg.

 

49. Als diergeneeskundige groothandel verkopen wij verdoving aan apothekers. Moet dit in Narcoreg worden geregistreerd?
Ja, de diergeneeskundige groothandel registreert de verkoop via Narcoreg, de diergeneeskundige registreert de aankoop via Narcoreg.

 

50. Als diergeneeskundige groothandel verkopen wij verdoving naar andere diergeneeskundige groothandels. Moet dit in Narcoreg worden geregistreerd?
Ja, de aankopende groothandel registreert de aankoop via Narcoreg, de verkopende groothandel registreert de verkoop via Narcoreg.

 

 

 

 

Laatste update op 23/01/2024